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Lug
18

5 Errori da evitare quando si usa la posta elettronica

5 Errori da evitare quando si usa la posta elettronica
 
Era il 1971 quando Ray Tomlinson sviluppò il primo sistema in grado di inviare posta tra utenti su diversi host di quella che al tempo si chiamava ARPANET, utilizzando il segno @ per collegare il nome utente con un server di destinazione: era nata quella che oggi tutti conosciamo come e-mail.

Oggi la posta elettronica è uno dei mezzi di comunicazione più utilizzati e, se usata in modo efficace, rimane ancora di grande aiuto nella gestione del flusso di informazioni in azienda.
Come ogni altra forma di comunicazione, ha comunque delle insidie: una volta che premi “Invia”, infatti, il messaggio è fuori dal tuo controllo e rimane come una registrazione permanente e inconfutabile di quello che in quel momento hai voluto dire.
 
Ognuno dei messaggi che invii può essere frainteso, avere conseguenze non volute ed essere inoltrato a innumerevoli altri destinatari anche senza il tuo consenso.
Comunicare via e-mail è dunque un'opzione facile ma che presenta qualche rischio in più rispetto alla classica telefonata o alla conversazione fatta di persona. A tutti prima o poi capita di inviare una e-mail in maniera frettolosa per pentirsi poi immediatamente di averlo fatto.
Il trucco è dunque assicurarsi che ogni messaggio e-mail lavori per te, piuttosto che contro di te.

Vediamo 5 errori da evitare quando si usano i messaggi e-mail:

1) Inviare e-mail quando si è turbati o profondamente *****zati.
Hai appena subito un torto, oppure ritieni di essere stato trattato ingiustamente da un tuo contatto di lavoro, di conseguenza ti sei arrabbiato e hai preparato un'e-mail per dirgliene quattro e stai per premere il pulsante "invia". Attenzione! La rabbia o la frustrazione che ti spingono ad agire subito possono anche farti commettere dei grandi errori.
Prova invece ad aspettare fino al mattino seguente, quando ti sentirai molto più calmo, raccolto e non in uno stato emotivamente carico, prima di redigere quella e-mail e premere invio. Inoltre, se hai qualcuno di cui ti puoi fidare, prova a fargli rileggere il messaggio prima di inviarlo: ne vale sempre la pena.
Alla fine, potrai scrivere un messaggio più obiettivo e che difende i tuoi interessi senza essere troppo aggressivo (e sarai più che contento di aver aspettato).

2) Interpretare erroneamente il tono di chi ti sta scrivendo
Uno dei maggiori problemi dell’utilizzo della posta elettronica come forma di “conversazione” è che manca di tutti quegli indizi non verbali che contribuiscono a caratterizzare il tono di ciò che si sta esprimendo.
Per esempio, in una e-mail potresti scrivere qualcosa che senti sincero, come una frase di apprezzamento, ma senza il linguaggio del corpo, il tono della voce, i gesti delle mani e le espressioni facciali tutto ciò potrebbe essere facilmente interpretato come condiscendente o addirittura offensivo.
La prossima volta che riceverai un'e-mail il cui tono appare negativo o ostile, specialmente se quell'e-mail è cruciale per una decisione importante, non essere troppo veloce a saltare alle conclusioni.
Prova invece a fare una rapida telefonata informale con il mittente per assicurarti che la tua interpretazione del tono della sua e-mail corrisponda a ciò che il mittente sta effettivamente comunicando. Se ritieni inopportuno contattare il mittente, prova a chiedere un’opinione ad un tuo collega, meglio se è al di fuori della discussione. Chiedere un parere a chi non è altrettanto coinvolto nella questione ti può aiutare a vedere le cose da una prospettiva diversa.

3)  Inviare e-mail inefficaci
Quante volte ti è capitato di ricevere un'e-mail apparentemente importante, ma non sei riuscito a capire subito quali fossero i punti chiave, cosa dovevi fare e ti sei sentito un po' confuso? Quanto tempo hai perso cercando di capire queste cose? 
Purtroppo, non sempre chi è competente in un lavoro è anche in grado di esprimersi in maniera efficace nella forma scritta. Ancora più raro, poi, è il dono della sintesi. Le e-mail prolisse ed inefficaci provocano solo confusione e perdita di tempo.
La prossima volta che devi scrivere un’e-mail, prova a scrivere un oggetto chiaro ed essere preciso fin dalle prime righe sul contenuto della tua e-mail e su cosa chiedi alle persone a cui ti stai rivolgendo. Evita il gergo, le abbreviazioni o qualsiasi altra cosa che potrebbe confondere i destinatari del messaggio. Usa parole e frasi che tutti possono facilmente comprendere. Scrivi paragrafi brevi, utilizza punti elenco e colori per evidenziare gli elementi più importanti.

4) Cadere alla tentazione di “litigare” nelle e-mail di gruppo
Ti sarà capitato sicuramente di aver inviato un'e-mail ad un certo numero di destinatari e uno di questi decide di argomentare su uno dei tuoi punti utilizzando "rispondi a tutti".
Queste situazioni, purtroppo, generano facilmente un ping-pong di messaggi e-mail che sembra interminabile. Prima che tu te ne renda conto, finirai in un “ring” con l’altra persona a discutere di tecnicismi cercando disperatamente di superare l'altro e avere l'ultima parola. Questi scambi di e-mail possono anche diventare rapidamente molto accesi ed emotivamente spinti. Il problema qui è che anche se "vinci", ci sono serie probabilità di danneggiare la relazione che hai con quella persona, perché a nessuno piace essere smentito di fronte a un grande pubblico.
Prova invece a coinvolgere le persone ad una ad una, ad esempio con una telefonata, per discutere le differenze di visione. Evita di prendere la cosa sul personale, non perdere di vista il reale argomento della conversazione e cerca piuttosto di ascoltare e capire veramente il punto di vista dell’altro interlocutore. Prova a pensare al fatto che in fondo potreste avere ragione tutti e due. Quando raggiungerete un accordo, potrai scrivere un messaggio e-mail per riassumere a tutti quanti ciò che è stato concordato. 

5) Non rendersi conto che a volte l’e-mail è la forma di comunicazione sbagliata
Con il crescente numero di persone che lavorano in remoto, è molto facile iniziare a fare affidamento sulle e-mail anche per le comunicazioni lavorative che coinvolgono livelli significativi di negoziazione, persuasione e risoluzione dei conflitti.
Il problema in questo caso è che l'e-mail potrebbe non essere la forma di comunicazione più appropriata per questo tipo di comunicazioni.
L'e-mail, infatti, è la forma sbagliata di comunicare per qualsiasi situazione dove:
  • Il tono e la comprensione di cosa si sta comunicando (e come) sono di importanza critica
  • Valutare la reazione dell'altra persona, il modo in cui risponde, il linguaggio del corpo, il livello di comfort e il tono di voce è molto importante
  • La conversazione richiede un grande impegno intellettuale ed emotivo per raggiungere una comprensione comune o una posizione concordata
Se possibile, in questi casi, prova ad usare forme interattive di comunicazione come il faccia a faccia, la videoconferenza o la telefonata. A seguire, potrai utilizzare l'e-mail per riassumere la posizione concordata e i risultati in modo da avere una registrazione formale e un punto di riferimento futuro.

Per concludere...
L’e-mail è veloce, facile da usare, referenziabile, può trasmettere grandi quantità di informazioni ad un gran numero di destinatari e può essere sia formale che informale.
Fai solamente attenzione ad usarla bene!
 
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